Software para agencias de aduana en Colombia · DIAN, Siglo XXI y VUCE

Del correo del cliente a la declaración radicada. Y hasta que le paguen.

Una declaración mal presentada es sanción y aprehensión. Una operación lenta es bodegaje y demoras que alguien tiene que asumir. Y lo que la agencia paga por cuenta del cliente sale de su caja mucho antes de que se lo reembolsen. Esta plataforma lleva las tres cosas sobre un mismo Documento Operativo: abre, liquida, elabora la Declaración de Importación y la Andina del Valor, radica ante la DIAN, obtiene el levante, coordina el transporte y factura. Con un agente de IA que hace la operación y otro que le muestra la agencia entera al gerente.

Pedir una demostración con su operación Ver los dos agentes

Aduanas habilitadas

256

Casillas del formulario 560

Factores de alistamiento

Agentes: operativo y CEO

Su agencia, dentro de Claude o ChatGPT datos de ejemplo

Usted

¿Qué declaraciones llevan más de tres días sin levante?

Asistente

Tres Documentos Operativos por encima del umbral de tres días.

Documento OperativoAduanaDías

DO-2026-04871Cartagena6

DO-2026-04903Buenaventura4

DO-2026-04918Bogotá4

Dos están en inspección física. El de Bogotá está esperando un visto bueno del INVIMA.

La respuesta sale de la información de su propia agencia. El modelo lo pone usted, en su suscripción a Claude o ChatGPT.

Lo que está en juego Una declaración mal presentada es sanción y aprehensión de la mercancía. Una operación que se demora es bodegaje y demoras de contenedor que alguien tiene que asumir. Y lo que la agencia paga por cuenta del cliente sale de su caja mucho antes de que se lo reembolsen.

De dónde viene el producto

Cada pantalla existe porque algo se perdía sin ella.

La misma información se digitaba tres y cuatro veces: de la factura al documento de transporte, de ahí a la declaración, de ahí a la declaración del valor, de ahí a la factura de servicios.

Radicar ante la DIAN era entrar al portal a mano. Un funcionario digitaba, adjuntaba soportes, pedía aceptación, esperaba y volvía a entrar a pedir levante. Una operación a la vez.

El cliente llamaba a preguntar en qué va su carga y no había forma de responder sin que alguien revisara la carpeta física.

La liquidación se hacía en hojas de cálculo paralelas: el prorrateo de fletes y seguros, la tasa de cambio y el cálculo de arancel e IVA se armaban por fuera y se transcribían.

Facturar era reconstruir la operación hacia atrás, buscando qué gastos de puerto se causaron y qué tarifa aplicaba.

La priorización del trabajo se hacía en un Excel con macros que solo los directores sabían leer y que no se compartía entre sucursales.

Nadie sabía qué tan lista estaba una operación: había que abrir cinco pantallas para saber si ya tenía factura, transporte, arribo, permisos y certificado de origen.

Consultar el arancel, los vistos buenos, el INVIMA o la tasa de cambio era salir del sistema, entrar a otro portal y copiar y pegar.

La gerencia no veía el dinero: cuánto se causó por cuenta del cliente, cuánto se cobró de anticipo y cuál es el honorario real no era una cifra confiable.

Se perdían operaciones sin factura: Documentos Operativos cerrados que nunca se facturaron o que llevaban semanas sin movimiento y nadie se daba cuenta.

Los sellos de seguridad, la caja menor y la correspondencia entre sucursales se controlaban en cuadernos.

Armar una declaración era artesanía: leer los documentos, teclearlos, buscar la subpartida de cada producto y calcular gravamen e IVA a mano.

Qué incluye la suite

Cuatro capas sobre un mismo Documento Operativo.

La operación, la planeación del trabajo, la lectura financiera de la dirección y la inteligencia artificial que las atraviesa. No son productos que haya que integrar: es un solo Documento Operativo y un solo modelo de datos.

Capa 1 · Operación

El Documento Operativo aduanero

Importación, exportación, tránsito y ventanilla única sobre un mismo Documento Operativo, heredando el dato entre etapas en vez de re-digitarlo.

—Apertura, factura, transporte y liquidación.

—Declaración de Importación y Andina del Valor.

—Radicación en Siglo XXI y levante.

—Transporte, sellos y contenedores.

—Causaciones, anticipos y factura electrónica.

—Archivo con número de caja y migración contable.

Capa 2 · Planeación

Qué se atiende primero

El motor de alistamiento suma 24 factores ponderados por Documento Operativo y produce la lista de trabajo del día. Reemplazó al Excel con macros.

—Porcentaje de alistamiento objetivo.

—Marcas manuales que suman o restan.

—Prioridad manual del 1 al 20.

—Cronograma y planeación entre sucursales.

—Confirmación de arribos y monitoreo de levantes.

—Reglas de puntaje con simulador.

Capa 3 · Gerencial

Qué está en juego hoy

Separa lo causado por cuenta de terceros, los anticipos cobrados y el honorario propio real. Y calcula la exposición neta.

—Negocios por facturar, por sucursal y consolidado.

—Exposición neta y costo de oportunidad.

—Alertas de abandono y estancamiento.

—Pareto de clientes y reincidentes.

—Cartera por edades y notas crédito.

—Tendencia desde la foto diaria.

Capa 4 · Inteligencia artificial

Los dos agentes

Un agente operativo que va del correo a la declaración lista, y un agente CEO que le da al gerente la lectura completa de la agencia.

—Lectura y extracción con linaje por dato.

—Clasificación arancelaria con tres modelos que votan.

—Liquidación calculada solo por código.

—Aprobación humana obligatoria.

—Análisis gerencial en lenguaje natural.

—Conexión con Claude y con ChatGPT.

Mapa de proceso · 16 etapas

El Documento Operativo completo, etapa por etapa.

Pulse cualquier etapa para ver qué ocurre, qué hace la plataforma, qué hereda de la etapa anterior y qué entrega. Encienda las capas para ver dónde interviene la inteligencia artificial, qué corre solo y dónde se habla con la autoridad.

Etapa 01

Llega el correo del cliente

El Documento Operativo nace de un correo con documentos. Ese correo se guarda antes de tocarlo.

Qué hace la plataforma

▸Pedido, orden de compra, factura del proveedor y documento de transporte.

▸Bandeja de correo ligada al Documento Operativo: hilos, mensajes, adjuntos y respuesta desde el propio sistema.

▸El evento del correo se persiste antes de procesarse, con reintentos y cola de mensajes muertos.

▸Clasificación automática de cada adjunto: factura, documento de transporte, póliza, soporte.

Qué hereda

Nada: es la entrada del proceso.

Lo que queda

Un Documento Operativo con su lista de chequeo de qué documentos llegaron y cuáles faltan.

El buzón durable existe porque el servidor se reinicia a la 1:00 a.m. y mataba procesos a medias.

Cómo se conecta todo

El proceso completo, nodo por nodo.

Cada caja es un paso del sistema y cada línea es un dato que viaja. Se ve dónde trabaja el agente operativo, dónde el código calcula sin modelo de por medio, dónde se detiene a pedir aprobación y dónde entra el agente CEO. Pulse un nodo. Se desplaza en horizontal.

Entrada

Agente operativo

Operación

Autoridad

Dinero

Dirección y agente CEO

Salidas

Operación · Código puro

Liquidación · cero modelo

La aritmética del tributo la calcula código determinista. Es la regla de oro del sistema.

Qué pasa aquí

▸Tasa de cambio matriculada para la fecha.

▸Base de liquidación por factura, por forma de pago o por país de pago.

▸Prorrateo de seguro y flete entre ítems, con varios criterios.

▸Gravamen e IVA por ítem y por subpartida.

▸Liquidación versionada: nunca se sobrescribe.

▸Si una validación dura falla, no produce números a medias: abre tarea de revisión.

Entra

Factura, transporte, subpartida aprobada y tasa de cambio.

Sale

Los tributos calculados, con su versión.

Conecta con

Aprobación de la subpartida Documento de transporte Registro ante la VUCE Declaración de Importación Andina del Valor · F.560

Inteligencia artificial

Dos agentes: uno hace la operación, el otro dirige la agencia.

No es un chat encima del sistema. Es un agente operativo que toma el correo con los documentos y llega hasta el borrador de la declaración, y un agente de dirección que le da al gerente la lectura completa de la agencia. Los dos con la misma regla: la máquina propone, la persona aprueba.

Hace la operación

Del correo con documentos a la declaración lista para revisar

Armar una declaración de importación es artesanía costosa: alguien recibe la factura, el documento de transporte y la póliza, los lee, los teclea, busca la subpartida de cada producto y calcula gravamen e IVA a mano. Un error de clasificación o de aritmética es motivo de sanción. El agente hace ese recorrido completo y lo deja listo para que una persona lo revise.

Paso a paso

Recibe el correo

El evento se guarda en base de datos antes de procesarse, con reintentos con espera creciente y cola de mensajes muertos con la cadena completa de excepciones.

Clasifica cada adjunto

Determina de qué tipo es cada archivo: factura, documento de transporte, declaración de valor, póliza, otros soportes.

Lee el documento

Si el PDF tiene capa de texto lo usa directamente; si es una foto o un escaneo lo rasteriza y lo pasa por reconocimiento óptico, con un motor local de respaldo sin costo.

Extrae campo por campo

Con esquema explícito y temperatura en cero, porque se detectó que la misma factura producía extracciones distintas en corridas distintas.

Verifica antes de aceptar

El código contrasta lo extraído contra reglas de negocio, casilla por casilla y cruzando documentos entre sí.

Propone la subpartida

Tres modelos distintos votan y el código combina los votos; se valida contra el catálogo del arancel y se emite dictamen razonado en términos de las Reglas Generales de Interpretación.

Pide aprobación humana

Siempre, por correo, por Teams y en la interfaz. Ninguna clasificación pasa a liquidación sin que una persona la confirme.

Liquida con código puro

Cero modelo en el cálculo del tributo. Si una validación dura falla, no produce números a medias: crea una tarea de revisión y deja la operación en espera.

Arma los borradores

Declaración de Importación y Declaración Andina del Valor con las 256 casillas del formulario 560, y la matriz de la operación.

Deja el rastro

Cada valor guarda de qué fragmento del documento salió y con qué confianza. Todo queda auditado, incluidos los correos enviados.

Qué decide el modelo y qué decide el código

De qué tipo es cada adjunto modelo

Qué dice el documento modelo

Si lo extraído cumple las reglas código

Qué subpartida proponer modelo

Cómo se combinan los tres votos código

Si la subpartida queda en firme persona

Cuánto se paga de gravamen e IVA código

Si se radica ante la DIAN persona

Lo que queda registrado

Linaje por dato Confianza por campo Liquidación versionada Auditoría de cada paso Cola de validación humana Correo entrante durable 256 casillas del F.560 Dictamen de clasificación

Dónde se detiene

No transmite nada a la DIAN: produce borradores. La subpartida nunca queda en firme sin aprobación, y la liquidación se detiene y abre una tarea de revisión antes que entregar números incompletos. La fase operativa está apagada por defecto y necesita dos llaves simultáneas para arrancar: una en la configuración del servidor y otra en la base de datos de esa agencia.

Las tres reglas de diseño que no se negocian

Regla de oro

Ningún modelo calcula tributos

La liquidación aduanera es código puro, versionado y testeable. Está escrito así en el propio código del sistema, y es la garantía de que la aritmética que compromete a la agencia no depende de lo que un modelo haya inferido ese día.

Compuerta

La subpartida nunca queda en firme sola

Tres modelos proponen, el código combina los votos, se valida contra el arancel, y aun así se pide aprobación humana por correo, por Teams y en la interfaz. Ningún producto nuevo pasa a liquidación sin que una persona lo confirme.

Evidencia

Cada dato sabe de dónde salió

Cada valor extraído guarda de qué fragmento del documento vino y con qué confianza. Cuando la DIAN pregunte por una cifra, la respuesta no es «el sistema lo calculó»: es el pedazo exacto del documento del que se tomó.

Motor de alistamiento

Qué Documento Operativo se atiende primero, sin que dependa de quién grite más.

Antes esa decisión vivía en un Excel con macros que solo el director sabía leer y que no se compartía entre sucursales. Ahora el sistema suma factores ponderados y devuelve un porcentaje de alistamiento por Documento Operativo, con las reglas editables desde la propia aplicación y un simulador para probarlas antes de aplicarlas.

Marque lo que ya tiene el Documento Operativo y vea cómo se mueve el porcentaje. La prioridad final sigue siendo manual, del 1 al 20, y la fija el director sobre la lista de trabajo.

Lo que sale de aquí

· Lista de trabajo con el porcentaje de cada Documento Operativo y sus faltantes

· Cronograma general de fechas y actividades

· Planeación consolidada entre sucursales, solo para nivel gerencial

· Tablero visual por estados

· Reporte de Documentos Operativos con más de tres días de demora

· Asignación de Documentos Operativos que quedaron sin responsable

· Exportación a Excel de toda página de reporte, y a PDF y Word del cronograma

DO-2026-04871 · Importación ordinaria

50%

En alistamiento

Qué hace el director con esto

El Documento Operativo aparece en la lista con su porcentaje y sus faltantes. El director puede subirlo con prioridad manual si el cliente lo exige.

Simulación con 10 de los 24 factores del motor, con pesos ilustrativos. Los pesos reales los configura cada agencia.

¿Le enviamos este resultado con el detalle del cálculo?Pedir el resultado

Portal gerencial

Lo que la agencia paga por cuenta del cliente no es ingreso suyo.

Es la confusión que más dinero cuesta en este negocio. Entre que la operación se abre y que se factura pasan días o semanas, y en el medio la agencia paga derechos a la DIAN, puertos y bodegajes con su propia caja. Eso es un reembolso pendiente, no una venta.

No es ingreso suyo

Causado

Lo que la agencia pagó por cuenta del cliente: derechos a la DIAN, puertos, bodegajes. Es mayoritariamente reembolsable.

Ya lo cobró

Anticipos

Lo que el cliente adelantó para cubrir esos gastos. Reduce la caja comprometida.

Causado − anticipos

Exposición neta

La caja propia que la agencia tiene comprometida ahora mismo. Es la cifra que el gerente necesita y que casi nadie tiene.

Negocios por facturar

· Pestaña por sucursal comercial y consolidado

· Honorario propio real y estimado

· Días promedio de cobro ponderados

· Mayor demora y costo de oportunidad

· Antigüedad por número y por valor

· Nivel de servicio por modalidad y provisiones

Alertas de la dirección

· Abandono: más de 30 días sin observación

· Estancamiento: sin movimiento

· Operaciones sin facturar

· Operaciones sin abrir

· Clientes reincidentes

· Documentos Operativos con más de tres días de demora

Análisis

· Pareto de clientes

· Desglose por responsable

· Cartera por edades

· Causaciones frente a pagos propios

· Semáforo de días de anticipo

· Tendencia desde la foto histórica diaria

Salidas

· Exportación a PDF con gráficas

· Exportación a Word

· Exportación a Excel

· El análisis del agente también se exporta

· Caché con calentador en segundo plano

· Acceso en solo lectura sobre la base

Trazabilidad de navieras

Una sola pregunta. Una sola respuesta. Veintiuna fuentes de rastreo.

Cada transportista tiene su portal, su formato de número de documento y su manera de mostrar los eventos. Aquí se pregunta por un documento de transporte y se recibe siempre la misma estructura: transportista, puertos, buque, viaje, fechas estimadas y reales, eventos y contenedores.

Y un barrido automático recorre todos los días los Documentos Operativos en trámite, comparando la fecha prometida contra la que reporta el transportista.

Maersk

BL · contenedor

MSC

BL · contenedor

CMA CGM

BL · reserva

APL

BL · reserva

ANL

BL · reserva

CNC

BL · reserva

Hapag-Lloyd

BL · contenedor

COSCO

BL · contenedor

Evergreen

BL · contenedor

ONE

BL · contenedor

OOCL

BL · contenedor

Hamburg Süd

BL · contenedor

Yang Ming

BL · contenedor

ZIM

BL · contenedor

HMM

BL · contenedor

PIL

BL · contenedor

Wan Hai

BL · contenedor

Hamburg Süd se resuelve con el mismo consultor que Maersk, por ser filial. APL, ANL y CNC son marcas de CMA CGM y comparten su consulta.

Qué le dice el cruce

Demora de zarpe y de llegada

La diferencia entre la fecha prometida y la que reporta el transportista.

Etapa en que va el embarque

Clasificada a partir de los eventos, ganando siempre la etapa más avanzada.

Riesgo de sobrestadía

Qué contenedores van a entrar en cobro, con días de bodegaje asociados.

Desviación de la fecha estimada

Cuánto se ha corrido la fecha de llegada respecto a la anterior, acumulado.

Confiabilidad por transportista

Qué tan fiable ha sido históricamente la fecha estimada de cada uno.

Consulta puntual con su mapa

Se pregunta por un documento y se ve el detalle del embarque con su ruta dibujada.

Itinerario de terminales

Los terminales colombianos, en una sola pantalla

Por cada buque programado: nombre, matrícula internacional, fecha estimada de llegada, zarpe, línea, viaje, servicio, destino, procedencia, posición, estado y cierre documental. Los buques que traen carga suya aparecen destacados.

Cartagena — SPRC y Contecar Buenaventura Aguadulce Santa Marta Puerto Antioquia (Turbo)

Qué no es

No es rastreo por GPS ni telemetría. Toda la información es la que reporta el transportista, y las fechas se conservan tal como él las publica, sin reinterpretarlas. No cubre transporte terrestre.

Módulo de Riesgo · SARLAFT y SAGRILAFT

La agencia declara por cuenta ajena. Conviene saber por cuenta de quién.

Una agencia de aduanas firma trámites a nombre de terceros y responde solidariamente. El módulo verifica a la contraparte antes de vincularla, la vuelve a mirar después y deja la evidencia que pide el revisor.

Consultar cada lista a mano toma media hora por persona verificada. Aquí una sola consulta dispara hasta 26 fuentes en paralelo y guarda la respuesta original de cada una.

Vinculación

Conocer a la contraparte antes de declarar por ella

Formulario en siete pasos, con validación y firma, para clientes y para empleados.

· Verificación en el registro mercantil

· Representante legal y persona expuesta políticamente

· Beneficiarios finales

· Origen de los fondos y volumen estimado

· Perfil comercial: países, partidas, navieras

· Declaraciones y autorizaciones firmadas

Consulta

26 fuentes en una sola consulta

Antecedentes nacionales y listas internacionales de sanciones, disparadas en paralelo, con la respuesta original guardada como soporte.

· Respuesta cruda de cada fuente, tal cual

· Registro de cuándo, qué se pidió y cuánto tardó

· Nombres comparados con tolerancia ortográfica

· Certificado en PDF de vigencia de cédula

Calificación

Criterio explicable, no calificación a ojo

Cuatro subcalificaciones —sanciones, legal, reputacional y financiera— y una calificación global con metodología documentada.

· Análisis de personas expuestas políticamente

· Señales de alerta

· Riesgo país con matriz configurable

· GAFI, paraísos fiscales y sanciones

Riesgo 360°

El Documento Operativo del cliente, leído solo

Análisis financiero, comercial, legal y operativo, con extracción automática desde los documentos en PDF.

· Lectura del RUT

· Lectura del certificado de cámara de comercio

· Lectura de estados financieros

· Operación real de comercio exterior de la contraparte

TBML

Lavado por comercio internacional

El riesgo propio de este negocio: mercancías y divisas moviéndose entre países.

· Tablero dedicado

· Perfilamiento por comportamiento comercial

· Clasificación de riesgo por partida arancelaria

· Precios fuera de mercado y rutas atípicas

Monitoreo y reporte

La norma exige volver a mirar

Monitoreo continuo según el nivel de riesgo, alertas cuando algo cambia, y los reportes que pide la autoridad.

· Programación por nivel de riesgo

· Alertas de operaciones inusuales

· Casos de investigación

· Reportes de Operación Sospechosa

· Reporte de ausencia, también obligatorio

Fuentes nacionales

Policía Nacional Procuraduría General Rama Judicial Registraduría RUES Superintendencia de Sociedades Superintendencia Financiera DIAN — SINOT DIAN — MUISCA Investigaciones y sanciones DIAN Colombia Compra Eficiente Certificación BASC

Listas internacionales de sanciones

OFAC — lista SDN OFAC — consolidada Consejo de Seguridad de la ONU OFSI — Reino Unido SEMA — Canadá DFAT — Australia Interpol FBI — más buscados DEA — prófugos Registro Federal de EE. UU. OpenSanctions Organizaciones terroristas extranjeras Offshore Leaks Integrity Financial

La regla dura

Una coincidencia en una lista de sanción fuerte —OFAC, Naciones Unidas, Consejo de Seguridad, organizaciones terroristas, DEA, o FBI con estado de prófugo— lleva la calificación de sanciones al máximo, sin discusión. El sistema propone la calificación; la decisión de vincular es del Oficial de Cumplimiento y queda registrada con su motivo y su responsable.

Alcance funcional completo

Todo lo que hace la suite, sin resumir.

Filtre por capa o busque una función por su nombre: sticker de levante, antidumping, sellos, linaje.

525 funciones en 21 bloques

Documento Operativo de importación

23 funciones

Operación

Apertura del Documento Operativo Preapertura del Documento Operativo Lista de chequeo de documentos Tipo de trámite: registro de importación Prórroga Producción nacional Certificado de no producción nacional Modificación de registro Registro de productores Certificado ICA Asesor de aduanas, auxiliar e inhouse Declarante, digitador y revisor Once aduanas habilitadas Sucursal comercial automática por empresa Se factura al importador o a un tercero Fechas de seguimiento por tipo de operación Documentos adjuntos y seguimiento Orden de compra Cambios masivos sobre varios Documentos Operativos Parámetros comerciales y regalías Nacionalización parcial Modalidades especiales Impresión de carpeta con levante

Factura y documento de transporte

17 funciones

Operación

Encabezado con proveedor y lugar de embarque Forma de pago e incoterm Valores según incoterm Ítems vinculados al catálogo de productos Captura de ítems en modo hoja de cálculo Carga desde combo de productos Plantilla masiva de Excel Alta de productos nuevos desde la plantilla Validación de producto inexistente en catálogo Etiquetas mínimas e información para la declaración del valor Documento de transporte en modalidad de elaboración Documento de transporte en modalidad de apertura Número, fecha, embarque y bandera Transportador y lugar de ingreso Gastos, pesos, bultos y moneda Detalle de contenedores Descripción de mercancía vinculada desde la factura

Liquidación y declaraciones

17 funciones

Operación

Tasa de cambio matriculada para la fecha Base de liquidación por factura Base de liquidación por forma de pago Base de liquidación por país de pago Prorrateo de seguro entre ítems Prorrateo de flete entre ítems Varios criterios de prorrateo Departamento y código de embalaje Cálculo de gravamen por ítem Cálculo de IVA por ítem Declaración de Importación Declaración Andina del Valor Generación conjunta o por separado 256 casillas del formulario 560 Liquidación versionada Verificación de casillas antes de aceptar Tarea de revisión ante validación dura fallida

Radicación y levante

27 funciones

Operación

Envío del archivo normalizado a Siglo XXI Documentos soporte adjuntos Solicitud de aceptación Pago automático para importadores OEA Solicitud de levante Seguimiento del estado del levante Generación del sticker de levante Automatización del portal MUISCA Procesamiento por lotes con reintentos Descarga masiva de declaraciones Armado de documentos y marca de agua en PDF Publicación al portal de clientes Confirmación de arribos Monitoreo de levantes filtrado por sede Documentos Operativos con más de tres días de demora Números de envío reservados SAE Números de formulario reservados SAE Números de planilla reservados Generación de XML con múltiples SAE Eliminar nacionalización Observaciones de modalidad Check de documentos Arribo de motonaves Visor de proceso Visor de log de transacciones Homologar productos Registrar CIP desde prevalidador

Exportaciones

27 funciones

Operación

Apertura del Documento Operativo de exportación Cliente, sucursal y a quién se factura Declarante, tramitador y auxiliar Transportador y modo de transporte Solicitud de Autorización de Embarque Encabezado completo y datos de series Diligenciamiento ítem por ítem Agrupación por subpartida arancelaria Documentos soporte de la exportación Descarga del archivo electrónico Radicación ante la entidad Declaración de exportación: elaboración Búsqueda e impresión de la declaración Seguimiento con adjuntos, eventos y comentarios Impresión de carpeta y entrega a facturación Buscador de solicitudes de embarque Solicitud de embarque fraccionada Solicitud de embarque global Planilla de traslado Declaración de exportación en formularios 600 y 620 Catálogo de productos de exportación Administrador de pedidos Tarifario internacional y nacional Control de cargas y su reporte Liquidación de flete para carga consolidada Costos logísticos Informes estadísticos

Tránsito aduanero (DTA)

11 funciones

Operación

Apertura del Documento Operativo DTA Cliente, tercero y a quién se factura Auxiliar, asesor, tramitador y declarante Proveedor del tránsito Aduana de inicio del tránsito Aduana de destino del tránsito Documento de transporte del tránsito Asignación de transporte del tránsito Control de inventarios del tránsito Control de vencimientos del tránsito Solicitud de prórroga

Ventanilla Única (VUCE)

11 funciones

Operación

Apertura del Documento Operativo VUCE Cliente, aduana y proveedor Registro de importación en formato electrónico Radicación directa ante la ventanilla Impresión del registro Derogación y régimen Consulta y búsqueda de subpartidas Maestro de vistos buenos y permisos Vinculación del Documento Operativo con su registro Copiado de registros entre Documentos Operativos Indicadores y reportes de VUCE

Transporte, sellos y contenedores

18 funciones

Operación

Planilla para el transportador Mercancía a entregar Contenedores asignados Lugar de recogida y de entrega Sellos de seguridad por sucursal Vinculación del sello al Documento Operativo Descarte automático del sello usado Asignación y control de transporte terrestre Llegada y estados de contenedor Depósitos y devolución Liberación de contenedores Costos de almacenaje y bodegaje Costos de demoras Costos de limpieza y reparación Indicadores de sobrecostos Contenedores generando demoras Torres de control operativas Torres de control para el cliente

Contabilidad y tesorería

18 funciones

Operación

Costeo estimado de la operación Solicitud de anticipo Recibo de caja al pagar el anticipo Procesos de anticipo Causaciones de terceros Soportes de la causación Causaciones enganchadas al Documento Operativo Facturación con destinatario heredado Tarifas por tipo de operación y cliente Número de caja física Factura electrónica Notas crédito y débito Cartera por cliente Generación de recibos de caja Egresos a terceros Cuentas por pagar Generación de pagos Migración contable al ERP externo

Administrativo y archivo

12 funciones

Operación

Archivo digital del Documento Operativo Archivo físico con número de caja Correspondencia entre sucursales Origen, destino y observaciones Detalle de trámites que lleva la mensajería Correspondencia con la DIAN Tipos de acta Caja menor por sucursal Recibos de caja menor Arqueos de caja menor Diagnóstico y auditoría de la aplicación Marca configurable de colores y logos

Planeación del trabajo

27 funciones

Planeación

Motor de alistamiento con 24 factores ponderados Resultado acotado entre 0 y 1 Factor de factura cargada Factor de documento de transporte Factor de arribo confirmado Factor de IPM Factor de FFMM Factor de registro o licencia Factor de certificado de origen Factor de lista de empaque Factor de ítems vinculados Marca de en revisión Marca de lo elabora otra sucursal Marca de anticipada Marca de instrucción especial Marca de pendiente de instrucción Marca de documento de transporte liberado Prioridad manual del 1 al 20 Lista de trabajo con ficha expandible Cronograma general de fechas y actividades Planeación consolidada entre sucursales Tablero visual por estados Asignación de Documentos Operativos sin responsable Reglas de puntaje editables con simulador Permisos: gerencia edita, coordinación consulta Exportación a Excel de toda página de reporte Exportación a PDF y Word del cronograma

Portal gerencial

51 funciones

Gerencial

Negocios por facturar con pestaña por sucursal Vista consolidada Número de negocios Causado a terceros Anticipos cobrados Exposición neta Honorario propio real Honorario propio estimado Días promedio de cobro ponderados Mayor demora Costo de oportunidad Antigüedad por número de negocios Antigüedad por valor Alerta de abandono a más de 30 días Alerta de estancamiento Nivel de servicio por modalidad Provisiones Pareto de clientes Desglose por responsable Clientes reincidentes Tendencia desde la foto histórica diaria Foto diaria de indicadores Reporte general de clientes Cartera y notas crédito Operaciones sin facturar Operaciones sin abrir Cartera por edades Causaciones frente a pagos propios Semáforo de días de anticipo Exportación a PDF, Word y Excel con gráficas Caché con calentador en segundo plano Acceso en solo lectura sobre la base del sistema Pantalla de indicadores Informe de cartera Reporte general de clientes Reporte de clientes ampliado Reporte de Documentos Operativos Reporte de facturas Reporte de DO aperturados en el mes Reporte de facturas del mes Acumulado facturado Serie histórica de indicadores Captura manual de la foto diaria Distribución de días Estadísticas de negocios Búsqueda de negocio y de DO DO por cliente Listado de sucursales Envío del reporte por correo Pantalla de administración del asistente Pantalla de diagnóstico

Agente operativo de IA

49 funciones

Inteligencia artificial

Recepción del correo de la operación Persistencia del evento antes de procesarlo Reintentos con espera creciente Cola de mensajes muertos con la cadena de excepciones Clasificación de cada adjunto Lectura directa del PDF con capa de texto Rasterizado y reconocimiento óptico de escaneos Motor de visión primario Motor local de respaldo en español e inglés Extracción campo por campo con esquema explícito Temperatura en cero para extracción determinista Inyección del importador real como contexto Verificación de casillas contra reglas Verificación cruzada entre documentos Clasificación arancelaria con tres modelos Enriquecimiento con búsqueda web Enriquecimiento con visión Combinación de votos por código puro Validación contra el catálogo del arancel Dictamen razonado en términos de las RGI Aprobación humana obligatoria de la subpartida Solicitud de aprobación por correo, Teams e interfaz Liquidación calculada solo por código Liquidación versionada, nunca sobrescrita Tarea de revisión ante validación dura fallida Borrador de Declaración de Importación Borrador de Declaración Andina del Valor 256 casillas del formulario 560 Matriz de la operación Linaje: de qué fragmento salió cada valor Confianza por campo extraído Auditoría de cada paso, incluidos los correos Fase apagada por defecto Dos llaves simultáneas para activarla Pantalla de operaciones del agente Detalle de la operación Pantalla de clasificación y su detalle Catálogo de productos del agente Clientes y proveedores del agente Ficha de mi agencia Onboarding por cliente Salud del pipeline de procesamiento Manual del agente operativo Mapa de vías del agente Cola de validación de conclusiones Auditoría y auditoría diaria Catálogo de herramientas del agente Instrucciones del trabajador de fondo Administración de agencias

Agente CEO y dirección

29 funciones

Inteligencia artificial

Asistente sobre los reportes gerenciales Botón flotante y atajos por reporte Perfil de dirección de operaciones Perfil financiero Perfil de análisis de datos Gráficos dentro del análisis Exportación del análisis a PDF Exportación a Word Exportación a Excel Aritmética 100 % determinista El modelo interpreta y redacta, no calcula Orquestación del lado del servidor Llamada a funciones sobre consultas definidas Conexión con Claude con prompts por rol Glosario, indicadores y umbrales como contexto Cuatro proveedores de modelo intercambiables Cambio de proveedor sin redesplegar Consultas vetadas al modelo Autenticación por cookie Prompt de análisis operativo para dirección Prompt de análisis financiero Prompt de análisis de datos Recurso de glosario de la agencia Recurso de indicadores Recurso de esquema Recurso de umbrales Exportar reporte desde la conversación Enviar el reporte por correo Cambio de proveedor desde pantalla de administración

Inteligencia organizacional

39 funciones

Inteligencia artificial

Ingesta continua de correo Ingesta de chats y reuniones Transcripciones Cruce con el ERP de la agencia Perfilamiento 360 por persona Perfilamiento 360 por empresa Mapas de proceso reales, no los documentados Carga de trabajo por área Detección de dolores y cuellos de botella Pendientes abiertos Recomendaciones y playbooks Brief ejecutivo Tableros gerenciales Dossier de cliente 360 Registro de decisiones y compromisos Cierre de compromisos Cola de validación humana de toda conclusión Bot de Teams Aislamiento por agencia en lectura y en escritura Llaves con alcance de solo lectura o escritura Mapa de proceso como pantalla de inicio Radiografía de la organización Mapa organizacional Mapa de carga de trabajo Línea de tiempo laboral Centro de mando Vista ejecutiva y tablero gerencial Diario corporativo Base de conocimiento Interacciones entre personas Problemas y pendientes Decisiones y planes Oportunidades y radar de demanda Recomendaciones y recomendador Colaboración y bienestar Vista Gantt Perfil de usuario y directorio Estaciones de trabajo y su detalle Tutoriales y perfilamiento

Trazabilidad de navieras

30 funciones

Todas las capas

Consulta por documento de transporte Consulta por número de reserva Consulta por número de contenedor Consulta por guía aérea Respuesta única para las 21 fuentes de rastreo Transportista y su código internacional Puerto de origen y de destino Buque y viaje Fecha estimada de salida y de llegada Eventos con fecha, estado y ubicación Distinción entre hecho ocurrido y estimación Contenedores con tipo, estado y ubicación Piezas y peso en carga aérea Consulta por lotes de hasta 100 documentos Un elemento fallido no tumba el lote Barrido diario automático Prioridad del agente de carga sobre la naviera Normalización del número por transportista Fotografía de cada consulta Historial del movimiento de la fecha estimada Demora de zarpe y de llegada Etapa en que va el embarque Riesgo de sobrestadía y días de bodegaje Desviación acumulada de la fecha estimada Confiabilidad por transportista Itinerario de los terminales colombianos Buques propios destacados Ruta marítima real en mapa interactivo Geolocalización automática de puertos Tablero de consumos e historial de consultas

Gestión de riesgo LA/FT

30 funciones

Todas las capas

Vinculación en siete pasos Verificación en el registro mercantil Persona expuesta políticamente Beneficiarios finales Ingresos, activos y pasivos Origen de los fondos Perfil comercial y partidas arancelarias Navieras y agentes habituales Declaración de origen lícito Autorización para consultar listas restrictivas Autorización de tratamiento de datos Debida diligencia de clientes y de empleados 26 fuentes consultadas en paralelo Respuesta original de cada fuente guardada Comparación de nombres con tolerancia ortográfica Subcalificación de sanciones Subcalificación legal, reputacional y financiera Regla dura para listas de sanción fuerte Riesgo país con matriz configurable Riesgo empresarial 360° Lectura automática de RUT y cámara de comercio Lectura de estados financieros Lavado por comercio internacional Clasificación de riesgo por partida arancelaria Monitoreo continuo programado Alertas de operaciones inusuales Reportes de Operación Sospechosa Reporte de ausencia obligatorio Casos de investigación Decisión formal del Oficial de Cumplimiento

Alertas y comunicación

10 funciones

Operación

Correo automático de estado al cliente Dos envíos diarios: 7:00 a. m. y 4:00 p. m. Maestro de alertas configurable Encabezado y pie personalizables por cliente Alertas anticipadas Bandeja de correo ligada al Documento Operativo Hilos, mensajes y adjuntos Respuesta desde el propio sistema Notificaciones a Teams por plantilla Portal de consulta para el cliente

Consultas a fuentes oficiales

12 funciones

Operación

Arancel de la DIAN Inventario DIAN del Documento Operativo Consulta INVIMA Consulta de información de mercado Tasa de cambio del Banco de la República Tasa de cambio de la DIAN Acuerdos comerciales Preferencias arancelarias Umbrales antidumping Descripciones mínimas Números reservados Administración del consumo de consultas

Maestros

53 funciones

Operación

Terceros Importadores y exportadores Proveedores del exterior Embarcadores y destinatarios Declarantes Productos y referencias Catálogo de productos y cuadro de insumos Subpartidas arancelarias Aduanas Depósitos habilitados Transportadores nacionales Transportadores internacionales Navieras y aeropuertos Bancos Monedas y tasa de cambio Incoterms Formas de pago Modalidades de importación Unidades comerciales y unidades DIAN Países y regiones Pólizas Embalajes Impuestos y tipos de documento Códigos de permiso Clientes con correos, tarifas y observaciones Ficha imprimible del cliente Usuarios, perfiles y permisos Correspondencia por sucursal y mensajería Causales Frecuencia Lugar de inspección Lugar de origen y lugar de destino Naturaleza de la transacción Disposición de la carga Dirección territorial Región de procedencia y regiones Estado de contenedores Tamaño del contenedor Tipo de equipos Tipo de embarque Tipo de carga Tipo de negociación Tipo de solicitud Tipo de datos Unidad de carga Unidad medida de plazo Firmas antinarcóticos Áreas de logística y categorías Causales de error Estados de operación Servicios y comisiones por empresa Relación de gastos Gastos y conceptos de gasto

Reportes e indicadores

14 funciones

Todas las capas

Catálogo amplio de reportes por instancia Informe financiero Informe general de clientes Tablero de clientes Reporte de facturas Informe de anticipos Reporte IPUSUI Reporte OEA Indicadores operativos Indicadores contables Torres de control Exportación a Excel Exportación a PDF y Word Reportes con Crystal Reports y RDLC

Cómo nos conectamos

Los portales del Estado y su contabilidad, desde el mismo Documento Operativo.

DIAN

Siglo XXI y MUISCA

Envío del archivo normalizado de la declaración, adjuntos soporte, solicitud de aceptación, pago automático para importadores OEA, solicitud de levante y sticker. Más la automatización del portal para lo que lo exige, con procesamiento por lotes y reintentos.

VUCE

Ventanilla Única

Registro de importación en formato electrónico, radicado directamente ante la ventanilla, con impresión, derogación y régimen, y su vinculación al Documento Operativo.

DIAN

Factura electrónica

Emisión de la factura electrónica y de las notas crédito, con la cartera y los recibos de caja actualizados en el mismo movimiento.

Fuentes oficiales

Arancel, INVIMA y tasa de cambio

Arancel de la DIAN, inventario DIAN del Documento Operativo, consulta INVIMA, información de mercado y tasa de cambio del Banco de la República y de la DIAN, todo desde dentro del sistema.

Transportistas

21 fuentes de rastreo

Navieras, aerolíneas de carga y consolidadores consultados automáticamente, con una respuesta única para todos y un barrido diario de los Documentos Operativos en trámite.

ERP contable

Su contabilidad, sin volver a digitar

La información contable de facturas y causaciones migra automáticamente al libro contable de la agencia, con conectores según la instancia.

Microsoft 365

Correo y Teams

Bandeja de correo ligada al Documento Operativo con hilos, mensajes y adjuntos, respuesta desde el propio sistema, y notificaciones a Teams por plantilla.

Su asistente

Claude y ChatGPT

La agencia se consulta desde el asistente que su equipo ya usa. El modelo lo pone usted, así que preguntar no tiene costo por consulta.

Lo que dicen sus colegas

«Nos permite acceder a información estadística clave para la toma de decisiones: volúmenes de importación por cliente, con qué agencias trabajan, la proyección de ingresos según su operación y el análisis de la competencia. Se ha convertido en una herramienta fundamental para nuestro trabajo diario.»

Juan Carlos EcheverryGerente de Aduanas · Agencia de Aduanas Magnum Logistic

Hablemos

Tráiganos un correo real de una operación suya.

Una llamada de treinta minutos: nos comparte el correo con la factura y el documento de transporte de una importación real, y el agente los lee delante de usted hasta dejar la liquidación y el borrador de la declaración. Sin compromiso y sin presentación de diapositivas.

Escribir por WhatsApp Escribir un correo

Correo

comercial@asiscomex.co

301 338 9666

Dónde estamos

Medellín, Antioquia

Lo que pasa después

Nos escribe

Por WhatsApp o correo. Cuéntenos cuántas operaciones tramita al mes y en qué aduanas.

Media hora en video

Recorremos un Documento Operativo completo sobre datos de demostración: apertura, liquidación, declaración, radicación, levante y factura.

La prueba con su correo

Comparte el correo de una importación real y el agente lo procesa delante de usted hasta la liquidación y el borrador de la declaración.

Propuesta a su medida

Le decimos qué capas le corresponden, con su alcance y su tarifa.

Los demás módulos de la plataforma: Operadores logísticos y agentes de carga, Comercializadora Internacional y Plan Vallejo.

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